Projektmanagement in der Weiterbildung

Einsatz von Methoden des Projektmanagement bei der Organisation von Weiterbildungsveranstaltungen

Auch bei einem Zeitmanagement-Training kann es passieren, dass Teilnehmergruppen nicht rechtzeitig komplett sind, die Buchungen für Räume zu spät erfolgen oder Stornierungsfristen übersehen werden. Die Organisation von Weiterbildungs-Veranstaltungen bringt immer wiederkehrende Tätigkeiten und Schwierigkeiten. Wie der Vorgang selbst scheinen auch die Hindernisse quasi standardisiert. Abhilfe versprechen hier zahlreiche EDV-Lösungen für Seminarverwaltungssoftware. Ein Überblick in der Septemberausgabe 2001 der Zeitschrift ManagerSeminare lässt allerdings den Schluss zu, dass die Systeme teilweise sehr teuer (500 bis 25000 EUR), für spezielle Zielgruppen konzipiert und auch sehr umfangreich sind. Außerdem bedürfen sie einer Einbettung in die vorhandene HR-Software und sind gerade für mittelgroße Organisationen damit wahrscheinlich nur bedingt geeignet. Projektmanagement bietet Werkzeuge und Methoden an, die gerade standardisierte Vorgänge hilfreich unterstützen können und auch problemlos mit gängiger Software realisierbar sind. Es geht dann aber nicht um Projektmanagement im klassischen Sinn als Management-Methode, um hochkomplexe, bereichsübergreifende Aufgaben zu lösen, sondern darum, ausgesuchte Werkzeuge des Projektmanagement zu nutzen!

Diese Werkzeuge sind zum Beispiel:

• Phasenpläne, die grobe Zeiträume und inhaltliche Struktur wiedergebenMeilensteinpläne mit vorab festgelegten Entscheidungspunkten
• Aktivitätenpläne mit To Dos, Verantwortlichkeiten und Terminen
• Planungsmedien, die alles auf einem Blick erkennbar machen
  

Alle diese Werkzeuge lassen sich gut einsetzen, um immer wiederkehrende Abläufe ohne großen Aufwand nach einem standardisierten Verfahren zu managen. Für einen Phasenplan wird zunächst in Pakete zerlegt; diese werden benannt und in zeitliche Reihenfolge gebracht. Bei der Organisation einer Veranstaltung könnten die Pakete wie folgt heißen:

• Planung
• Teilnehmersuche
• Organisation
• Durchführung
• Nachbereitung.
  

Die Meilensteine werden nun definiert durch eine Zielbeschreibung für das Paket und durch die Terminierung des Paketendes.

Die Meilensteine könnten hier so formuliert werden:

Meilenstein 1:

Die Planung ist abgeschlossen
Inhalte, Referent und Termin stehen fest
Fertig spätestens 15 Wochen vor Veranstaltung

Meilenstein 2:

Die Teilnehmersuche ist abgeschlossen
Teilnehmerkreis und Warteliste stehen fest
Fertig spätestens 6 Wochen vor Veranstaltung

Meilenstein 3:

Die Organisation ist abgeschlossen
Räume, Pausen, Medien stehen fest
Fertig spätestens 2 Wochen vor Veranstaltung

Meilenstein 4:

Die Veranstaltung ist beendet
Fertig am Ende der Veranstaltung

Meilenstein 5:

• Die Nachbereitung ist abgeschlossen
• Rechnungen sind bezahlt
• Fertig spätestens 4 Wochen nach Veranstaltung

Dann werden für jede Phase die Aktivitäten festgelegt, die notwendig sind, um das Meilensteinziel zu erreichen. Das Enddatum der Aktivitäten steht jeweils im Bezug zum Datum des Meilensteins. Im Kalender können die Termine der Aktivitäten und der Meilensteine mit Mahnern versehen werden. Die Meilensteine stellen auch Punkte für Entscheidungen dar mit den Optionen: Plan weiter verfolgen? Meilensteine verschieben? Veranstaltung stornieren?
Der jetzt entwickelte Plan steht nun als Masterplan für jede Veranstaltung zur Verfügung. Die Fristen bleiben die gleichen, die Endtermine werden jeweils angepasst. Die Verantwortlichkeiten für Durchführung und Entscheidung können auf der Ebene der Aktivitäten oder der Ebene der Pakete vergeben werden. Alle Vorgänge können auch gut im Team abgebildet und abgewickelt werden.

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